Guide praticheIndagini interne: il rapporto che protegge l’impresa e quello che la affonda

L’impresa commissiona un’indagine interna, il rapporto conclude che non vi è nulla, e quel rapporto finisce per essere la principale prova d’accusa contro l’impresa. Non è un’ipotesi: è uno degli errori più costosi del diritto penale d’impresa.

Indagare prima della Procura: il vantaggio che quasi nessuno sfrutta

Quando emerge un indizio (una segnalazione nel canale whistleblowing, uno scostamento, l’avvertimento di un cliente), l’impresa dispone di una breve finestra per sapere che cosa è accaduto prima che lo sappia chiunque altro. Quella finestra vale molto: consente di conoscere la reale portata, interrompere la condotta, preservare le prove e decidere con dati alla mano se collaborare con le autorità o preparare la difesa. Perché in giudizio la domanda non sarà soltanto che cosa è accaduto. Sarà che cosa ha fatto l’impresa quando lo ha scoperto. Un’impresa che ha indagato, corretto e sanzionato si trova in una posizione radicalmente diversa da una che ha guardato altrove.

I quattro limiti da rispettare

Un’indagine interna non è una perquisizione di polizia. Chi ignora i limiti finisce con prove inutilizzabili e con una causa promossa dal dipendente indagato. 1. Accesso a dispositivi ed email: possibile, ma richiede una previa policy d’uso, proporzionalità e, in molti casi, l’informazione del lavoratore; una copia indiscriminata è prova illecita. 2. Colloqui: non sono interrogatori; se ne deve dichiarare la finalità, e una dichiarazione ottenuta sotto minaccia di licenziamento è contaminata e inutile. 3. Protezione dei dati: l’indagine tratta dati personali e deve rispettare la normativa; intere indagini sono state annullate su questo punto. 4. Segreto professionale: merita un capitolo a sé.

Perché affidarla all’esterno: il segreto professionale

È l’argomento decisivo e il meno compreso. Quando l’indagine è diretta da un avvocato esterno, il rapporto e le comunicazioni connesse sono protetti dal segreto professionale: non possono essere sequestrati in un’eventuale perquisizione dell’impresa. Quando la svolge il dipartimento interno, non lo sono. Quel rapporto, con le sue conclusioni, i suoi dubbi, le sue bozze e le sue email interne, è documentazione aziendale. E può finire nelle mani dell’accusa, trasformato nella migliore prova contro l’impresa. È la differenza tra sapere che cosa è accaduto e poter decidere con calma, o sapere che cosa è accaduto e farlo sapere anche al proprio futuro accusatore.

Il rapporto che affonda l’impresa

E arriviamo all’errore iniziale. Un rapporto concepito per scagionare chi lo commissiona, contro l’evidenza, è il peggior documento che un’impresa possa esibire: trasforma una possibile esenzione per diligenza in un’aggravante per occultamento. Un rapporto onesto che documenta un problema reale, seguito da correzione e sanzione, protegge l’impresa. Un rapporto compiacente la condanna.

Le tre uscite

Le sue conclusioni aprono tre strade, tutte legittime: correggere e sanzionare internamente, dimostrando la diligenza; denunciare e collaborare, con l’attenuazione che ciò può comportare per la persona giuridica; oppure preparare la difesa se la vicenda arriverà comunque in sede giudiziaria. Ciò che non si può fare è scegliere senza aver indagato. Sarebbe scommettere alla cieca con il patrimonio dell’impresa.

Approfondimenti: reati societari, procedimenti penali complessi, la metodologia LIWARD.