Obligación legalCanal de Denuncias para Empresas

Quién está obligado

La Ley 2/2023 de protección del informante obliga a disponer de un Sistema Interno de Información a las empresas con 50 o más trabajadores, a los partidos políticos, sindicatos y fundaciones que reciban fondos públicos, y a determinadas entidades con independencia de su plantilla, como las sujetas a la normativa de blanqueo.

No es una recomendación de buenas prácticas. Es una obligación cuyo incumplimiento se sanciona, y las sanciones para la persona jurídica llegan al millón de euros en las infracciones muy graves.

Lo que casi nadie hace bien

Muchas empresas creen que cumplen porque han contratado un formulario web. No cumplen. La ley exige bastante más:

• Un responsable del sistema designado formalmente, con autonomía e independencia.
• Un procedimiento de gestión escrito y aprobado por el órgano de administración.
• Acuse de recibo en 7 días y respuesta en un plazo máximo de 3 meses.
• Posibilidad de presentar la denuncia de forma anónima, y garantía de confidencialidad de la identidad del informante.
• Un libro-registro de las comunicaciones recibidas.
• Y sobre todo: prohibición absoluta de represalias contra quien informa, que se extiende a su entorno.

El riesgo real está en la gestión, no en el canal

El peligro para la empresa no es no tener canal. Es tener uno y gestionarlo mal.

Una denuncia interna mal tramitada, o un informante contra el que después se toma cualquier decisión desfavorable, convierte un problema pequeño en dos problemas grandes: la infracción original y la represalia, que se presume cuando el perjuicio se produce dentro de los dos años siguientes.

Y hay algo que muchos directivos no ven venir: toda denuncia interna es también un aviso. Es la última oportunidad de conocer un problema y corregirlo antes de que llegue a la Fiscalía o a la Inspección. Desaprovecharla es el error más caro.

Qué hacemos

Diseñamos e implantamos el sistema completo, no solo el formulario: política, procedimiento, designación del responsable, registro y formación. Y asumimos, si así lo desea, la gestión externa del canal y la instrucción de las comunicaciones recibidas, lo que aporta la independencia que la ley exige y que difícilmente tiene alguien de la propia plantilla.

Cuando la denuncia tiene sustancia, activamos una investigación interna con garantías.

Relacionado: compliance penal y responsabilidad penal de la persona jurídica.

Las sanciones, y quién las paga

El incumplimiento no es teórico. La ley clasifica las infracciones en leves, graves y muy graves, y las sanciones para la persona jurídica alcanzan el millón de euros en las muy graves. Y no solo responde la empresa: también pueden sancionarse las personas físicas responsables.

Entre las conductas más graves están adoptar represalias contra el informante, vulnerar el deber de confidencialidad de su identidad, y no disponer de sistema interno cuando se está obligado.

A ello se suma un efecto que preocupa más a los consejos: la ausencia o la ineficacia del canal debilita el programa de compliance, y con él la posibilidad de que la empresa quede exenta de responsabilidad penal en un procedimiento futuro. El canal no es un trámite administrativo: es una pieza de la defensa.

La represalia: el concepto que hay que entender bien

Es donde más empresas se equivocan de buena fe. Represalia no es solo despedir. Es cualquier acto u omisión que suponga un trato desfavorable y que sitúe al informante en desventaja: no renovarle, cambiarle de funciones, excluirle de una promoción, modificar su horario, retirarle un bonus, aislarle, evaluarle peor.

Y hay una regla que cambia el juego: si el perjuicio se produce dentro de los dos años siguientes a la comunicación, se presume que es represalia, y es la empresa quien debe probar que la decisión obedeció a motivos legítimos y ajenos a la denuncia.

Eso no convierte al informante en intocable. Significa que cada decisión que le afecte debe estar documentada y justificada por escrito con criterios objetivos, y que la empresa debe poder acreditarlo. Sin esa documentación, la presunción gana.

La protección alcanza además a su entorno: compañeros que le ayudaron, representantes de los trabajadores, y personas jurídicas vinculadas a él.

Qué hacemos cuando entra una denuncia

El momento crítico no es instalar el canal: es el día en que llega la primera comunicación con sustancia. Ahí se decide si la empresa gestiona el problema o si el problema gestiona a la empresa.

• Análisis de admisibilidad y acuse de recibo en plazo.
• Medidas inmediatas de contención si el riesgo sigue vivo, y protección efectiva del informante desde el primer día.
• Investigación interna con garantías, encargada a un tercero independiente para que su resultado sea creíble ante la autoridad.
• Decisión informada: corregir, sancionar, denunciar o defenderse. Con los hechos delante, no con sospechas.
• Cierre documentado y respuesta al informante dentro del plazo legal.

Gestionar bien una denuncia interna es, casi siempre, mucho más barato que gestionar mal sus consecuencias.

Preguntas frecuentes

Tenemos 60 trabajadores pero nunca hemos tenido problemas. ¿De verdad es obligatorio? Sí, desde 50 trabajadores. No depende de que haya habido incidencias, y su ausencia se sanciona por sí misma.

Hemos puesto un formulario en la intranet. ¿Cumplimos? No. La ley exige responsable designado con autonomía, procedimiento aprobado por el órgano de administración, acuse de recibo en 7 días, respuesta en 3 meses, posibilidad de anonimato y libro-registro. El formulario es la parte pequeña.

¿Puedo saber quién ha denunciado? No. La confidencialidad de la identidad del informante es una obligación esencial, y vulnerarla es una infracción muy grave.

El denunciante rinde mal y quiero despedirle. Cuidado: cualquier perjuicio en los dos años siguientes se presume represalia, y la carga de probar lo contrario recae sobre la empresa. No significa que sea intocable, pero significa que cada decisión debe estar documentada y justificada por motivos ajenos a la denuncia.

¿Puede gestionarlo un despacho externo? Sí, y aporta la independencia que difícilmente tiene alguien de la propia plantilla.