Antes que la FiscalíaInvestigaciones Internas Corporativas

Para qué sirve investigar antes

Cuando aparece un indicio (una denuncia en el canal, un descuadre contable, un aviso de un empleado), la empresa tiene una ventana breve para averiguar qué ha pasado antes de que lo averigüe otro.

Esa ventana vale mucho. Permite conocer el alcance real, cortar la conducta, preservar la prueba, decidir con datos si conviene colaborar con la autoridad o defenderse, y acreditar diligencia. Porque en el juicio, la pregunta no será solo qué pasó, sino qué hizo la empresa cuando lo supo.

Una empresa que investiga, corrige y sanciona está en una posición muy distinta a una que miró para otro lado.

Los límites, que es donde se pierden los casos

Una investigación interna no es un registro policial. Se hace con límites, y quien los ignora acaba con una prueba inservible y con una demanda del investigado:

• Acceso a dispositivos y correo corporativo: es posible, pero exige una política de uso previa, criterios de proporcionalidad y, en muchos casos, información previa al trabajador. Un volcado hecho de cualquier manera es prueba ilícita.
• Entrevistas al empleado: no son un interrogatorio. Hay que informarle de su finalidad y no obtener declaraciones bajo amenaza de despido, porque eso las contamina.
• Protección de datos: la investigación trata datos personales, y debe cumplir la normativa. Se han anulado investigaciones enteras por aquí.
• Secreto profesional: encargar la investigación a un abogado externo protege el informe y las comunicaciones, cosa que no ocurre si la hace el departamento interno.

Cómo trabajamos

Con un plan escrito desde el minuto uno: alcance, hipótesis, fuentes, cronograma y quién decide. Preservación forense de la evidencia digital con cadena de custodia. Análisis contable cuando hay dinero de por medio. Entrevistas con garantías. Y un informe final que sirva tanto para tomar decisiones internas como para ser presentado, si conviene, ante la autoridad.

Y con una regla que no negociamos: informamos de lo que hay, no de lo que la empresa quiere oír. Una investigación interna diseñada para exculpar a quien la encarga no protege a nadie: la Fiscalía la detecta y agrava la posición de la compañía.

Relacionado: canal de denuncias, compliance penal, fraude interno y registro de la empresa.

Cuándo se abre una investigación (y cuándo no)

No todo indicio merece una investigación formal, y abrirlas a la ligera desgasta a la organización y genera un rastro documental que después puede volverse en contra.

Se abre cuando hay indicios con apariencia de solidez y el asunto puede tener relevancia penal, regulatoria o reputacional: una denuncia con datos concretos en el canal, un descuadre contable que nadie explica, una alerta de un banco, un aviso de un cliente o de un proveedor, la salida abrupta de un directivo con acceso a información sensible.

Y hay un momento en el que no se investiga internamente: cuando ya hay un procedimiento judicial en marcha y la investigación podría interferir en él o interpretarse como obstrucción. Ahí la estrategia cambia por completo.

El informe y sus consecuencias

El informe final no es un documento académico. Es una pieza que puede acabar sobre la mesa de un juez, y hay que escribirlo sabiéndolo.

Debe contener los hechos acreditados y separarlos con nitidez de las hipótesis; las fuentes de cada conclusión; el análisis jurídico del riesgo; y las medidas recomendadas. Y debe ser honesto: un informe que exculpa a quien lo encarga, contra la evidencia, es el peor documento que puede existir en el archivo de una empresa. La Fiscalía lo detecta, y su efecto es exactamente el contrario del buscado.

Sus conclusiones abren tres caminos: corregir y sancionar internamente, acreditando diligencia; denunciar y colaborar, con la atenuación que ello puede suponer para la persona jurídica; o preparar la defensa si el asunto va a llegar igualmente. Elegir sin haber investigado es apostar a ciegas con el patrimonio de la compañía.

El secreto profesional: la razón para encargarla fuera

Es el argumento decisivo y el peor comprendido. Cuando la investigación la dirige un abogado externo, tanto el informe como las comunicaciones asociadas están amparados por el secreto profesional, y no pueden ser incautados en un eventual registro de la empresa.

Cuando la hace el departamento interno, no. Ese informe, con todas sus conclusiones, sus dudas y sus borradores, es documentación de la empresa, y puede acabar en manos de la acusación siendo la mejor prueba en su contra.

Es la diferencia entre saber qué ha pasado y poder decidir con calma, o saber qué ha pasado y que lo sepa también quien le va a acusar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo abrir el correo corporativo del empleado sospechoso? Con condiciones. Debe existir una política de uso previa, el acceso debe ser proporcionado y limitado a lo necesario, y hay que respetar la normativa de protección de datos. Un volcado indiscriminado convierte la prueba en ilícita y hunde el caso.

¿Puedo grabar la entrevista con el empleado? Debe informarle. Y la entrevista no es un interrogatorio: una declaración obtenida bajo amenaza de despido está contaminada y no sirve.

Si la investigación confirma el delito, ¿estoy obligado a denunciar? No siempre, y esa es precisamente una de las decisiones estratégicas más importantes. Conocer los hechos permite elegir: colaborar con la autoridad, con la atenuante que ello conlleva, o preparar la defensa. Lo que no se puede es decidir a ciegas.

¿Por qué encargarla fuera y no a mi departamento interno? Por dos razones: independencia frente a la Fiscalía, y secreto profesional. El informe elaborado por un abogado externo goza de una protección que el informe interno no tiene.