El desfalco lo descubre siempre una casualidad. Una baja médica que obliga a que otro haga el trabajo del defraudador. Un proveedor que reclama una factura que la empresa creía pagada. Un descuadre que ya no se puede tapar. Nunca lo descubren los controles, porque si los hubiera, no habría ocurrido.
El patrón se repite siempre
Cuando el fraude interno sale a la luz, lleva años funcionando. Y siempre concurren las mismas tres condiciones: confianza absoluta en una persona, ausencia de rotación en el puesto y falta de segregación de funciones: la misma persona autoriza, ejecuta y concilia.
Y otra constante, incómoda: casi nunca es un desconocido. Es el contable de toda la vida, el jefe de compras que lleva veinte años, el socio. La confianza que hizo posible el fraude es la misma que impidió detectarlo.
Consecuencia práctica: el importe nunca es el que se ve al principio. Lo que aparece es la punta. Cuantificar es el primer trabajo, y exige un peritaje contable, no la estimación del gerente.
El error que cuesta el dinero
La reacción natural es humana y es la peor posible: llamar al empleado, encararle, despedirle y cambiar las cerraduras.
En cuanto sabe que ha sido descubierto ocurren tres cosas simultáneas: desaparece la prueba (borra correos, formatea el equipo, vacía el buzón), desaparece el dinero (lo mueve o lo saca) y a veces desaparece él.
El orden correcto es exactamente el inverso: primero se asegura la prueba, después se asegura el dinero, y solo entonces se actúa contra la persona.
La prueba digital: cómo obtenerla sin destruir el caso
Casi toda la prueba está en el ordenador, el correo y el ERP. Y aquí se pierden la mayoría de los casos.
La empresa puede acceder a los medios que ha puesto a disposición del trabajador, pero necesita una política de uso previa que advierta de la posibilidad de control, y el acceso debe ser proporcionado y limitado a lo necesario. Entrar a saco en el correo o en carpetas marcadas como privadas convierte la prueba en ilícita.
Y lo ilícito contamina: la prueba anulada arrastra todo lo que derive de ella. Han caído procedimientos enteros por un volcado hecho con prisa.
Lo correcto es la preservación forense con cadena de custodia, antes de que el equipo se toque, se reasigne o se formatee.
Cómo se recupera el dinero (que es lo que importa)
La denuncia, por sí sola, no devuelve nada. Lo que recupera el dinero son las medidas cautelares: el embargo preventivo de cuentas y bienes del defraudador, solicitado desde el primer escrito y con prueba suficiente para que el juez lo acuerde.
Eso exige un trabajo previo que casi nadie hace: reconstruir el circuito del dinero, cuantificar con criterio contable y localizar el patrimonio. Si se denuncia sin eso, cuando llegue la sentencia, cuatro años después, no habrá nada que embargar. Y se habrá ganado un juicio y perdido el dinero.
Penal y laboral tienen que ir cosidos
El despido disciplinario y la denuncia se apoyan o se destruyen mutuamente.
Si la carta de despido describe los hechos de forma imprecisa, o fija una cuantía que luego no coincide con la del peritaje, la defensa usará esa contradicción en el juicio penal. Y si el despido se declara improcedente por defectos de forma, el mensaje que le llega al instructor es que la propia empresa no sostuvo su versión.
Carta de despido, denuncia e informe pericial deben redactarse coordinadamente, con los mismos hechos y las mismas cifras. Es un detalle técnico y decide casos.
Relacionado: fraude interno en la empresa, administración desleal e investigaciones internas.
Francisco Javier Martín Porras
Abogado penalista, socio de Société de Conseil Juridique et Expert y creador de la metodología LIWARD®. Dirige la defensa en procedimientos penales de alta complejidad, combinando estrategia procesal con análisis pericial y forense. Conozca al equipo →
